email Benachrichtigung bei neuem Eintrag in ACT!

[el]

Hallo Form,

hat sich schon mal jemand mit der folgenden Problematik beschäftigt?

Sobald eine Änderung an einem Kontakt bzw. einem Protokoll Eintrag vorgenommen wurden ist soll eine E-Mail an bestimmte Mitarbeiter verschickt werden.
Damit die Kollegen mitbekommen, dass etwas an einem Kontakt verändert, hinzugekommen bzw. ein neuer Kontakt angelegt wurden ist.

Diese oder ähnliche Funktion scheint in ACT! Bisher nicht zu existieren.

Man könnte eine eigenen Menüeintrag in ACT hinterlegen, in dem man ein Outlook-email-Vorlage aufgerufen wird.
Das Funktioniert auch.
Aber wie bekommt man den betreffenden Kontakt an eine Email übergeben zu dem eine Änderung vorgenommen wurde, um die Änderung dem Rest des Betriebes bekannt zu machen?

Hat irgendjemand zu diesem Thema eine Idee oder sogar einen Lösungsvorschlag?

Oder gibt es vielleicht irgendwo ein Plugin für solch eine Aufgabe?

Viele Grüße!
Enrico

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Enrico,

ich gehe mal davon aus, Sie alle arbeiten mit der gleichen Datenbank. Oder Sie synchronisieren. D.h. Sie verfügen zeitgleich oder mit ein bißchen Verzug über identische Informationen und müßten gar keinen Kontakt anhängen, weil der ja schon da ist.

Wenn Sie dann lediglich noch die Information über Neuanlage/Änderung an sich transportieren müßten, um Ihre Kollegen aufmerksam zu machen, dann reicht doch eine einfach Mail ohne Anhang, oder?

[el]

Hallo Ingrid,

ja wir haben die Variante, dass sich einige Vertriebsmitarbeiter an der Hauptdatenbank synchronisieren müssen.
Und zusätzlich eine Außenstelle die sich mit der Hauptgeschäftsstelle synchronisiert.
Dabei haben wir in der Datenbank an die 7000 Kontakte.

Wenn ein Eintrag zu einem Kontakt vorgenommen und anschließend eine E-Mail versendet wird, kann noch keiner wissen wo diese Änderung stattgefunden hat. Bei 7000 Kontakten ist es etwas mühselig zu suchen.

Darum der Gedanke beim Versenden einer Mail den betreffenden Kontakt im Betreff oder im Inhalt der Mail mitzugeben.

Viele Grüße!
Enrico

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Enrico,

in ACT6 gibt es nach Empfang einer Synchronisatin die Möglichkeit, sich die synchroniserten = geänderten Kontakte anzeigen zu lassen (Suche, Synchronisierte Datensätze).
Ohne weitere Kontrolle vermute ich mal, das gibt es in ACT!7 auch.
Würde das evtl. helfen?

[el]

Hallo Ingrid,

währe zumindest eine gute vorübergehende Möglichkeit.

Nur leider ist diese Funktion wie viele andere beim Update auf ACT!7 verloren gegangen.

Viele Grüße!
Enrico

[Axel von Melville]

Hallo Enrico,

hier mal ein weiterer Lösungsvorschlag:

Schritt 1:

Legen Sie sich eine Tätigkeitsabfolge in ACT! 7.0 an. In ACT! 7.0 läßt sich jede Aufgabe dieser "Tätigkeitsreihe" einem ganz bestimmten Benutzer zuordnen (ging übrigens in ACT! 6.0 nicht !! ).

Schritt 2:

Wechseln Sie in die Felddefinitionen des Feldes, von dem Sie die Änderungen kommunizieren wollen. Gehen Sie bis zur Registerkarte "Feldauslöser" und tragen unter dem Ereignis "bei Feldänderung" die Tätigkeitsabfolge ein, die Sie unter Schritt 1 angelegt hatten.

Vielleicht hilft es Ihnen ja weiter.

Viele Grüße

Axel v. Melville